Outlook là gì? Đó là một ứng dụng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Vì thế, nếu muốn tìm hiểu về phần mềm này thì bạn không nên bỏ qua chia sẻ sau của DataOnline rồi.
Outlook là gì?
Outlook là một phần mềm do Microsoft phát triển. Nó có chức năng quản lý thông tin cá nhân gồm gửi và nhận thư điện tử, lịch làm việc, quản lý liên lạc, tạo ghi chú, duyệt web, tạo cuộc họp…
Outlook có thể được dùng kết hợp cùng các ứng dụng khác hoặc sử dụng độc lập để tăng hiệu suất làm việc cho người dùng.
Outlook được nhiều doanh nghiệp tin dùng vì tính thuận tiện, chuyên nghiệp. Hiện nay, ứng dụng này được Microsoft phát triển đến phiên bản 2013 dành cho hệ điều hành Windows, và với hệ điều hành iOS là phiên bản 2011.
Các tính năng của Microsoft Outlook là gì?
Nếu như với hầu hết các ứng dụng email, người dùng phải đăng nhập qua những trình duyệt web thì Outlook lại mang đến sự thuận tiện hơn rất nhiều. Đó là, người sử dụng được phép đăng nhập tài khoản Outlook và dùng ngay trên desktop. Bên cạnh đó, Outlook còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:
- Tốc độ truy cập nhanh.
- Cho phép kết nối với nhiều mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn… Từ đó, nó giúp người sử dụng dễ dàng kiểm tra thư, soạn thảo email và lướt xem tin tức trên mạng xã hội.
- Cho phép người dùng tùy ý sắp xếp email theo thời gian gửi, dung lượng, … giúp dễ dàng quản lý và tìm các email cũ nhanh chóng.
- Có chức năng lọc email theo tên hoặc sắp xếp các email của cùng dự án hay người gửi, nhóm người gửi vào cùng một Folder.
- Hỗ trợ tính năng đính kèm tập tin có dung lượng lớn trong email và kết hợp lưu trữ trên nền tảng One Drive, Skype Drive.
- Có khả năng chống thư rác, thư spam, thư từ người lạ. Cho phép người dùng chặn email theo địa chỉ hay tên miền.
- Cho phép dùng HTML, CSS để người dùng tùy ý sáng tạo email sinh động.
- Dễ dàng tạo, xóa hoặc thay đổi địa chỉ email. Điều này giúp người sử dụng thuận tiện trong việc gửi email marketing và tránh được bộ lọc spam của các máy chủ thư.
- Có tính năng hoàn tác, khôi phục các email đã xóa, bao gồm những thư điện tử trong Thùng rác trong một khoản thời gian nhất định (tùy thuộc vào chế độ cài đặt của người sử dụng).
- Không hạn chế không gian lưu trữ.
- Có tính năng sử dụng mật khẩu tạm thời để đăng nhập.
- Cho phép phân loại thư gửi đến theo dạng cá nhân, doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tính năng ghi chú các thư quan trọng trong hộp Inbox.
- Có thể trò chuyện trực tuyến thông qua Skype.
Và cách dùng Outlook hiệu quả còn mang đến nhiều tính năng ưu việt khác.
Ưu điểm của MS Outlook là gì?
Outlook sở hữu các ưu điểm nổi bật sau:
- Hỗ trợ cộng đồng: MS Outlook được sử dụng bởi hàng triệu công ty, tập đoàn lớn trên thế giới. Vì vậy, nó được xem như một chuẩn mực về các tác vụ hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhờ tính phổ biến mà ứng dụng này có nhiều bài viết hữu ích, giúp người sử dụng dễ dàng khắc phục bất kỳ sự cố nào.
- Tích hợp: Microsoft phát triển ứng dụng Outlook có khả năng kết hợp cùng những công cụ tìm kiếm khác của “ông lớn” này. Do đó, ngay trong giao diện Outlook, bạn có thể mở công cụ khác của Microsoft, bằng cách dùng lưới ở vị trí bên trái của hộp thư. Tại đây, ứng dụng cung cấp nhiều add-in mở rộng cho email. Hoặc người cùng có thể dùng tùy chọn Manage Integration để thêm chúng từ trong hộp thư.
- Tùy biến: Tính tùy biến của Outlook mail là gì? Đó là, Outlook cho phép người sử dụng có thể thay đổi sự hiển thị của giao diện bằng chủ đề. Hay họ cũng có thể thay đổi một số giới hạn của hộp thư đến như chọn vị trí hiển thị trong cửa sổ đọc, ẩn hoặc hiện văn bản xem trước.
- Năng suất: Với ứng dụng Outlook, người dùng dễ dàng truy cập vào lịch (calendar) ngay trong hộp thư với một nhấp chuột đơn giản vào biểu tượng lịch.
- Dễ sử dụng: Giao diện của Outlook thân thiện, trực gian, dễ hiểu và hiện đại nên bất kỳ ai cũng dễ dàng thông thạo nó chỉ sau vài lần sử dụng.
Nhược điểm của Outlook là gì?
Bên cạnh ưu điểm, Outlook không tránh khỏi những hạn chế như:
- Thiếu tính năng thử nghiệm Labs: Nếu như Gmail cung cấp tính năng Labs, cho phép người sử dụng có thể mở rộng tùy ý với dịch vụ email thì Outlook chưa hỗ trợ điều này.
- Ít tùy chọn: Outlook đi theo xu hướng đơn giản nên cách thức cài đặt như ưu tiên hộp thư đến, bật hay tắt các tab bị giới hạn.
Hướng dẫn sử dụng Outlook: Cách tạo tài khoản
Sau đây, DataOnline sẽ hướng dẫn bạn cách tạo tài khoản Outlook là gì.
- Bước 1: Bạn truy cập vào đường dẫn https://signup.live.com, sau đó nhấn “Get new email address”.
Lúc này, hệ thống xuất hiện 2 tùy chọn để bạn lựa chọn là Hotmail và Outlook. Bạn chỉ việc chọn Outlook.
Tiếp theo, bạn đặt địa chỉ email muốn sử dụng, điền thông tin mật khẩu. Lưu ý, mật khẩu phải đủ mạnh, gồm tối thiểu 8 ký tự chứa đầy đủ chữ cái, số và ký tự đặc biệt. Sau đó, bạn nhấn nút Next để sang bước kế tiếp.
- Bước 2: Bạn nhập thông tin tên (first name), họ (last name) rồi nhấn nút Next.
- Bước 3: Bạn chọn quốc gia, ngày tháng năm sinh và click Next.
- Bước 4: Đến đây, bạn đã cơ bản hoàn thành việc tạo tài khoản Outlook. Tuy nhiên, để thư điện tử gửi đi được chuyên nghiệp, bạn nên tạo chữ ký cho email. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sáng tạo hình nền cho tài khoản để tăng thêm sự lôi cuốn.
Trong giao diện Outlook, bạn tìm đến mục Signature để tạo chữ ký mỗi khi email được gửi. Còn nếu muốn thay đổi màn hình nền thì vào mục Theme.
- Bước 5: Giao diện thư hiện lên và bạn có thể sử dụng Outlook ngay.
Hướng dẫn cách sử dụng mail Outlook hiệu quả: Tạo email mới
Để tạo một thư điện tử mới, bạn chỉ việc nhấn nút Email mới (hoặc New Email) trên thanh công cụ. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + M. Sau đó, giao diện soạn thư mới xuất hiện, bạn chỉ việc nhập nội dung và gửi đi.
Cách sử dụng mail Outlook: Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
Để trả lời một email đã nhận, bạn nhấn vào nút Reply hoặc Reply All trên thanh công cụ. Còn khi muốn chuyển tiếp email đó đến người khác, bạn nhấn vào nút Forward.
Lúc này, trong hộp thư đến, bạn nhập địa chỉ email của người muốn chuyển tiếp thư vào trường To. Đối với trường Cc là những người bạn muốn thông báo thông tin email nhưng họ không phải là người nhận chính. Còn trường Bcc là người sẽ nhận email nhưng người khác (người có địa chỉ email ở trường To, Cc) sẽ không biết họ được nhận thư.
Trong trường hợp, bạn nhập nhầm địa chỉ email thì chỉ việc chọn tên email cần xóa và nhấn Delete.
Cách sử dụng Outlook: Lên lịch cuộc họp
Cách lên lịch họp trong phần mềm Outlook là gì rất được quan tâm. Bởi đây là một tính năng hữu ích, giúp người dùng dễ dàng và thuận tiện trong việc quản lý hiệu quả làm việc nhóm. Cách thực hiện khá đơn giản. Đó là, bạn vào mục Calendar và nhấn New Teams Meeting.
Hoặc nếu đang ở bất kỳ thư mục nào của Outlook, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Q để được mở nhanh đến hộp thoại New Teams Meeting.
Sau đó, bạn nhập tên người muốn mời họp, địa điểm và thời gian thì hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến cho họ. Đồng thời, khi gần đến giờ họp, Outlook sẽ nhắc nhở những người có trong danh sách họp.
Trên đây là chia sẻ về Outlook là gì và cách sử dụng cơ bản để bạn dễ dàng làm quen với ứng dụng này. Mong rằng, các kiến thức này góp phần giúp bạn nhanh chóng thuần thục và vận dụng phần mềm Outlook trong công việc hàng ngày.